Quoi de neuf ?

VIE DE BUREAU – On y trouve des dossiers oubliés, des stylos qui ne marchent plus, des brouillons bons à jeter, des post-it plus d’actualité. Et on ne parle pas du bureau de votre ordinateur, entre les photos et montages « très lol » reçus par mail de vos collègues et les fichiers vraiment importants, impossible même d’entrevoir votre fond d’écran.

Une envie vous prend de faire place nette ! Mais comment s’y prendre quand c’est la pagaille? Voici 5 astuces pour y voir plus clair.

1. Repartir à zéro

Les feuilles s’entassent, les papiers des bonbons que vous grignotez tous les jours aussi. Respirez un bon coup et ne réfléchissez pas: enlevez tout ce qui se trouve sur votre bureau (sauf ordinateur, souris, clavier et téléphone si vous y tenez). Vous avez l’impression de découvrir votre bureau? C’est qu’il était grand temps de vous y mettre!

Jetez tout ce que vous n’avez pas utilisé depuis longtemps, sans aucune pitié (oui, même ce chauffe-tasse USB qui ne fonctionne plus ou ce stylo qui a vécu bien trop longtemps avec vous). Pareil pour les documents: si vous n’arrivez plus à vous souvenir de la dernière fois qu’il vous a servi, il a certainement sa place dans la poubelle. Evidemment, au moindre doute, gardez-le, mais dans ce cas, il faut penser à une nouvelle organisation.

2. Des boîtes, des dossiers, des tiroirs

En un mot: TRIER. Le site CIO a certainement vu juste en disant que l’un des plus grands challenges au travail est de parvenir à garder un bureau organisé alors que le papier a l’air de de s’accumuler sur celui-ci de façon exponentielle.

Pensez donc, comme nous le disions plus haut, à prévoir un espace réservé aux documents que vous n’avez pas le temps de regarder immédiatement. Attention toutefois à ne pas prendre cet espace pour une nouvelle poubelle de luxe!

Etablissez des « zones » de travail, conseille le site Lifehack, dans le cas, bien sûr, où vous avez un espace suffisamment grand pour distinguer une armoire, d’un tiroir et d’un bureau. Pour ceux qui sont en open space avec pour unique possession le bureau, pensez aux trieurs et divers rangements de bureau pour bien distinguer les courriers importants, des documents personnels, des magazines, etc.

3. S’attaquer à l’ordinateur qui étouffe

Ça y est, votre espace physique est enfin net. Mais vous n’êtes pas au bout de vos peines… Car après le rangement matériel, vient celui, encore plus compliqué parfois, du tri informatique.

Avouez-le, vous n’arrivez même plus à trouver le dernier document Word que vous avez écrit tellement il est cerné de photos (pas toujours très pro…), de gifs, de musique, de dossiers que vous avez trouvés très pertinents sur le moment mais qui maintenant ne font qu’encombrer le bureau de votre ordinateur. Vous aviez pourtant un très beau fond d’écran sur lequel on pouvait, il y a quelques mois, voir la mer.

Comment faire? Voici quelques conseils donnés sur le site Homeworkstuff:

• créez un système de dossiers, (client/fournisseur, textes/photos, personnel/professionnel…)
• supprimez tous les vieux fichiers, tout comme vous l’avez fait avec les feuilles qui traînaient sur votre bureau
• très important, pensez à sauvegarder plutôt deux fois qu’une tous les documents extrêmement importants, sur une clé USB ou un disque dur externe par exemple
• organisez votre ou vos boîtes mail, en créant des dossiers thématiques, ou selon les expéditeurs. Encore une fois, effacez ce qui n’a plus sa place et laissez respirer votre boîte

4. Une petite touche zen

Là, on peut le dire, tout est impeccable. Il ne reste plus qu’à faire de cet endroit dans lequel vous passez le plus clair de votre temps soit un havre de paix. Nos confrères du HuffPost US ont cherché sur Instagram quelques idées pour vous. Si vous n’êtes pas adeptes de la statuette Bouddha à côté de votre bureau, pourquoi pas des fleurs ou une plante verte? Les fleurs permettraient en effet d’être plus efficace, et les plantes, plus créatif

N’hésitez pas à accrocher quelques photos de proches qui vous aident à mettre votre travail en perspective.

5. Et dans votre tête, c’est clair?

Maintenant que vous en êtes arrivés là, tout serait parfait si vos pensées étaient aussi organisées que votre plan de travail. Comment gardez-vous en tête vos rendez-vous, entretiens, réunions, et toutes autres obligations ?

Rien ne tient plus dans vos répertoires, calendrier et agenda? Pensez à passer aux versions électroniques. N’oubliez pas de faire coordonner ceux de votre téléphone avec ceux de l’ordinateur. Programmez des alertes, laissez la technologie faire une part du travail pour vous. Ainsi, vous allez gagner du temps, et votre bureau ne sera plus jamais en désordre.

Source : http://www.huffingtonpost.fr/2014/04/16/organiser-bureau-5-astuces-voir-plus-clair_n_5151268.html